1、组织机构与职责(4.4.1)
　　为便于有效的环境管理，应当对作用、职责和权限作出明确规定，形成文件，并予以传达。
　　管理者应为实施与控制环境管理体系提供必要的资源，包括人力资源和专项技术能、技术以及财力资源。
　　组织的最高管理者应指定专门的管理代表，除了其他职责以外，还应明确他(们)在下列方面的作用、职责和权限；
　　(a) 确保按照本标准建立、实施与保持环境管理体系要求；
　　(b) 向最高管理者汇报管理体系的绩效，并为改进环境管理体系提供依据。
　　理解要点：
　　条款要求对组织各层次的职责、作用和权限作用明确规定，并形成文件传达，各级管理者应为完成环境管理体系配备必要的资源。
　　环境管理体系的成功实施，需要组织的全体员工的参与，不能认为只有环境职能部门才负有这方面的责任，组织内的其他所有部门都不能置身事外。环境管理的特点本身就决定了它管理内容的广泛性，不仅包括生产制造过程的环境因素的管理，也包括动力、后勤、物业管理等多方面的内容。
　　整个体系是否能够被很好的建立与保持，很大程度上取决于最高管理者的参与程度。为此最高管理者应指定一专门的代表(即环境管理者代表)，代其全权处理有关环境管理方面的事务，其职责是建立、实施、维护环境管理体系，并向最高管理者汇报。由于环境代表所维护的环境管理体系覆盖面很大广，所以其应具有权限与能力来协调、支配组织的相关活动、部门人员。
　　除了环境管理代表之外，各管理、职能部门也承担着各自的职责。生产部门自然应负责生产线环境因素的管理与控制，动力部门除了要保障动力供应外，还负责用电、用水、用气进行统计，核定消耗、制定节能措施等。这些职责不能完全独立于原有职责之外，要尽可能融合起来，利用原有的系统发挥作用。
　　最高管理者还应确保提供环境管理体系人实施与保持所需的必备资源，包括人力资源、财力及物力等各方面，还应有相应的技术支持。
2、培训、意识与能力(4.4.2)
　　组织应确定培训的需求。应要求其工作可能对环境产生重大影响的所有人员经过相应的培训。
　　应建立并保持一套程序，使处于每一有关职能与层次的人员都意识到：
　　（a）符合环境方针与程序和符合环境管理体系要求的重要性；
　　（b）他们工作活动中实际的或潜在重大环境影响，以及个人工作改进所带来的环境效益；
　　（c）他们在执行环境方针与程序，实现环境管理体系要求，包括应急准备与响应要求方面的作用与职责；
　　（d）偏离规定的运行程序的潜在后果。
　　从事可能产生重大环境影响的工作人员应具备适当的教育、培训和(或)工作经验，胜任他所担负的工作。
　　理解要点：
　　该条款首先要求组织应确定的培训的需求，确保相关的人员都经过培训。应制定相应的程序，规定培训工作如何展开。培训应满足组织人员的有关意识与能力的要求，不定期到预定的培训效果。
　　标准首先强调了组织应确定培训需求，不同层次的人员，其需求是不同的，要求与重大环境影响有关的所有人员都应经过相应的培训。这就是要求组织识别环境因素时，将重要环境因素与组织的活动、相关的工作岗位联系起来。例如，某公司将危险化学品意外泄漏作为重要环境因素，那么与危险化学品有关的岗位就包括：采购、仓库管理、运输部门、使用、废弃化学品管理等。这些人员都应得到培训。
　　具有较高的环境意识是这一条款的要求之一。不少环境问题的产生是环境意识不高、缺乏严格的规定或不按照程序的规定操作引起的，因此，通过有效的培训过程，使有关人员认识到：a严格执行环境方针和有关程序的重要性；b不符合程序规定的潜在后果；c能否在本岗位改进提高；d如何处理紧急情况。
　　对与重要环境因素相关的岗位，仅有相应的意识的要求是不够的，必须具备相应的能力。应针对不同的管理、技术、操作人员的培训需求，确定不同的培训内容。如对环境管理体系内审人员应进行有关环境管理审核的培训，确保审核过程的客观、有效。对于在污水处理厂水质监测的人员就应了解监测的方法与实验操作规定，并比较数据，确保能及时发现水处理过程中的不合格现象。
3、信息交流(4.4.3)
　　组织应建立并保持一套程序，用于有关其环境因素和环境管理体系的；
　　(a) 组织内各层次和职能间的内部信息交流；
　　(b) 外部相关方信息的接收、成文和答复。
　　组织应考虑对涉及重要环境因素的外部信息的处理，并记录其决定。
　　理解要点：
　　条款要求组织对与环境因素和环境管理体系有关信息进行程序化管理，保证内部与外部信息能够畅通有效的交流，涉及重要环境因素的外部信息还应做到有序的、文件化的接收、处理与答复。
　　这里讲述的信息指与环境因素及环境管理体系有关的信息，如与环境因素有关的法律改变了、生产工艺调整后废水成分的变化，有关化学物质的毒性、安全数据；环境管理代表的任免、环境管理方案实施中的困难等等都可成为环境信息交流的内容。
　　内部信息交流应确保各部门、各层次间的及时有效的沟通，可体现在各层次、各部门之间的协作上，如技术部门与生产部门的合作，保证环境因素不仅得到良好控制，而且技术经济指标也得以不断的改进，又如环境管理者代表并不对各部门直接负责，但要对组织的环境事务进行全面的管理，这就要求各部门向环境管理代表上报有关事宜，环境管理者代表是通过组织的相互联系开展其业务活动。内部信息的迅速是体系运行的另一项重要内容，任何信息的停滞和不畅都可能使体系运行失效。
　　外部交流是标准特别强调的，即组织要重视相关方的要求，随着环境意识的提高，环境问题引起人们越来越多的关注，有关环境事件的投诉增多，组织的环境形象已成为市场竞争的必要条件。一个组织如何对待这些问题，反应出组织对环境的总体态度。外部信息的交流包括以对所有环境事件、环境意见的处理及反馈。这些过程应有记录。
　　信息交流是双向的，无论是内部还是外部交流应有相应的程序，并有相应的记录反应出交流的内容，并可了解对有关问题的处理结果。
4、环境管理体系文件编制(4.4.4)
　　组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息；
　　(a) 对管理体系核心要素及其相互作用的描述；
　　(b) 查询相关文件的途径。
　　理解要点：
　　条款要求以文件的形式描述组织的环境管理体系，并提供相关文件的查询途径，一般应形成一套环境管理文件系统，全面支持现有的环境管理体系，为组织的内部管理和外部审核提供依据。
　　环境管理体系文件的内容应足够详尽，能充分描述环境管理体系的核心要素，以及它们之间相互作用的情况，这里所指的管理体系核心要素可理解为管理的基本要素，即ISO14001的17个要素。
　　组织在编写环境管理体系文件时，可参考组织原有的管理体系文件，如ISO9000体系文件，可包括手册、程序及作业指导书、表格记录、及其他文件多个层次和类型。环境管理体系并不严格地要求组织拥有环境管理手册，也不支持采用复杂的文件系统。
　　所有上述文件都是环境管理体系文件的组成部分，为了便于管理使用和外部审核，各层次文件间应指出查询途径。另外，环境管理体系文件应与其他体系文件相协调，可以将环境文件纳入其它体系文件中或引用其它文件。同时也需要提供查询办法。
　　环境管理体系文件可以以传统的书面形式也可以以先进的电子媒体形式建立和保持，也可两种形式并存。
5、文件管理(4.4.5)
　　组织应建立并保持一套程序，管理本标准所要求的所有文件，从而确保：
　　a、文件能够定位；
　　b、对文件进行定期评审，如必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；
　　c、凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到有关文件的现行版本；
　　d、及时将失效文件从有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；
　　e、由于法律和(或)保留信息的需要而保存的失效文件，予以适当标识。
　　所有文件均须字迹清楚，注明日期(包括修订日期)，标识明确，妥善保管，并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责。
　　理解要点：
　　文件控制是指对文件的批准、发放、使用、更改、报废、回收等的管理工作，组织应制定文件化的程序，并依此进行文件管理。
　　环境管理体系文件系统应包括所有与环境管理相关的各类文件，如手册、程序、作业指导、操作规范、表单、环境法律、法规等。
　　建立和执行文件管理程序，程序内应明确管理内容并确保执行：
　　— 文件有明确的存取位置和简便的查访方法。
　　— 对文件定期进行评审和修订，以确认其有效性和适应性。修订文件的审批应有授权人员执行。一般由原审批人进行审批，以保证文件的连续性。
　　— 确保对环境控制和管理起关键作用的岗位，都能得到现行有效的文件，确保操作者按文件的规定进行操作，如环境代表应全面掌握体系情况，又如重大因素的岗位应按现行有效版本的规定进行操作。
　　— 文件失效后及时将其从所有曾经发放的部门和使用场所收回，并采取必要的销毁等措施，以免继续使用，致使对环境因素的控制失效。
　　— 法律要求有些文件失效后还应继续保留，以备必要时提供法律所需的信息，或者出于保留知识或信息的要求不能将其销毁，对这些文件应进行适当标识，并和有效文件能明显区别，这些文件包括环境影响的验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。
　　所有文件都应字迹清楚，注明批准日期，文件修改后应注明修订日期，文件的标识要明确，易于查找。文件要妥善保管，应根据文件的重要程度及其类型，规定和修订文件和程序和职责。
　　文件控制的目的是要组织运作有法可依，不出现由于缺乏规定而造成的环境影响。组织应将主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境绩效上，而不应过分追求一个繁琐的文件控制系统。
6、运行控制(4.4.6)
　　组织应根据其方针、目标和指标，确定与所认定的重要环境因素有关的运行与活动。应对这些活动(包括维护工作)按以下要求加以规划，确保它们给以妥善策划，确保它们在程序规定的条件下进行。
　　(a)考虑到缺乏程序指导可能导致偏离环境方针、目标与指标的运行情况，建立并保持成文的程序；
　　(b)在程序中规定运行标准；
　　(c)对于组织所使用的产品和服务中可标识重要环境因素，建立并保持管理程序，并将有关的程序与要求通报供方和承包方。
　　理解要点：
　　组织要根据其环境方针和目标、指标，确认哪些运行与活动与重要环境因素有关，并对这些活动进行程序化管理，确定操作规程、作业指导书等。程序化管理的目的在于确保这些重要环境因素得到有效的控制、减少环境影响。
　　这类运行控制程序中应对以下内容做出规定：
　　a、对于可能导致偏离环境方针、目标与指标的运行情况，应制定程序以规定运行要求，预防可能的失误。
　　b、应在程序中规定如何进行操作，操作具体要求和标准规定；
　　c、若组织使用的产品和服务存在可标识重要环境因素，也应建立并保持管理程序，将有关的管理要求和程序通报供方和承包方，使他们的行动符合组织环境方针和其它要求。如为组织运输货物的运输公司，将不得在早晨6点以前来厂提货，以减少对周围居民的噪声影响。
　　运行控制是环境管理体系中最具实际工作内容的要素之一，它直接体现了组织环境管理要求，控制对象即是与重要环境因素相关的管理与生产活动，可包括产品设计开发、采购、贮运、生产与维护过程、废物处理等。对供方和承包方的管理更是将一半管理体系的要求扩展到组织的上下游组织，带动环境保护的社会化进程。
7、应急准备与响应(4.4.7)
　　组织应建立并保持程序，以确定潜在的事故或紧急情况，做出响应，以及预防或减少可能伴随的环境影响。
　　必要时，告别是在事故或紧急情况发生后，组织应对应急准备和响应的程序予以评审与修订。
　　可行时，组织还应定期检验上述程序。
　　理解要点：
　　标准要求对可能的事故和紧急情况进行程序化管理，程序中应确定组织存在哪些可能的事故或紧急情况，并规定如何预防事故的发生，并在事故发生时做出响应，减少环境影响。这类程序应定期检验、评审和修定。
　　首先应分析确定组织可能遇到的潜在的事故和紧急情况，并采取事先预防措施和应急计划；其次应考虑紧急事故发生时，如何采取措施以便使由此产生的对环境的影响减至最小。事故和紧急情况多为突发性，后果难以估计。与正常情况相比，它所造成的环境影响往往更为集中，更为严重。
　　一旦发生事故和紧急情况，应根据程序的规定分析原因，对应急程序评审和修订，以从根源上杜绝同类现象再次发生。
　　在条件可行时，应对应急准备和响应设施及程序进行试验，以判断现有设施及程序，用来预防和控制紧急情况的有效性，以便做出调整。这一过程应有记录。
　　值得注意的是这一程序重点应放在事故的预防上，如为防止火灾的发生，在生产现场或仓库就应规定严禁烟火，并规定不得将火种带入等。其次才是防止环境影响的扩散，而不是简单的应急救护。预防及应急的设施以减少环境影响为目的。